CRM za WooCommerce

V našem podjetju Acronx smo se odločili, da razvijemo napreden CRM in poslovni sistem, ki bo služil kot velika pomoč srednjim in manjšim podjetjim. Ta cilj smo večinoma dosegli, potem pa smo si rekli da iz tega lahko izpeljemo še več in se določili da bo naš naslednji korak integracija na spletne trgovine, kjer bo  CRM uporabljen kot vtičnik za woocommmerce.

Po pregledu nekaj primerov smo razbrali, da uporabniki woocommerce-a na svoji spletni trgovini prodajajo svoje stvari, preko nje potem prejmejo naročila in v nekaterih primerih tudi že plačilo. Sedaj pa je njihova naloga da prejeta naročila procesirajo.
Za prejeta naročila morajo izdati račune (v primeru, da so že plačana) ali pa predračune (v primeru, da stranka želi plačati po predračunu), saj je to seveda obvezen del poslovanja določen z zakonom. Mnogi za to uporabljajo zunanje programe, ki so ali precej dragi ali pa nepravilno prilagojeni poslovnemu procesu in s tem povzročijo ogromno izgubo časa.

Naslednji del procesa s katerim se srečujejo je izdaja pošiljk oziroma odprema. Na tem koraku se morajo odločiti na kakšen način bodo dostavili naročilo do vrat svojih strank. Ena od opcij je, da se usedejo v svoje prevozno sredstvo in kar sami dostavijo paket do ciljnega naslova, ampak večina podjetnikov se za to možnost ne odloči saj je lahko zelo zamudna in posledično tudi zelo draga.

Večina se jih odloči za pošiljanje preko ene od kurirskih služb, to pa deluje tako da uporabniki woocommerce-a podatke o svojih naročilih posredujejo eni od kurirskih služb, one pa na tej podlagi kreirajo nalepke paketov in jih pošljejo nazaj uporabnikom woocommerce-a, ki jih natisnejo in prilepijo na fizično pripravljene pakete. Paketi so sedaj pripravljeni za razvoz. Kurirska služba jih pobere ob dogovorjenem času in dostavi strankam. Tudi tak način dela zahteva kar nekaj vložka s stani lastnikov spletnih trgovin ampak seveda veliko manj, kot če bi vsak paket dostavljali sami.

Po pregledu procesov, ki so potrebni za odpremo paketov, smo razbrali, da lastniki trgovin največ časa porabijo za sestavljanje, davčno potrjevanje in tiskanje računov, ter posredovanjem podatkov kurirjem in tiskanjem nalepk.

Nazadnje smo se vprašali na kakšen način v to zgodbo lahko vpletemo naš CRM in poslovni sistem, da bi lastnikom trgovin zmanjšali količino dela in jim olajšali nadaljnje poslovanje. Prišli smo do treh funkcionalnih poslovnih idej, ki smo se jih odločili izvesti. Integracija woocommerce vtičnika z Acronx CRM-jem za prenos podatkov, prenos naročil v predračune in račune za poenostavljeno izdajo dokumentov, ter prenos naročil v modul odprema za izdelavo nalepk in predajo paketov kurirjem.

Pri tej integraciji smo se posvetili na dvosmeren prenos podatkov med sistemoma z minimalnim časovnim zamikom, pa tudi minimalnim posegom v woocommerce vtičnik, zato da ne vplivamo na delovanje same trgovine.

Ob prvi integraciji se nam prenesejo podatki kot so produkti in stranke. To so podatki, ki se ob prvi integraciji prenesejo iz Woocommerce v CRM. Obraten postopek se izvede le za produkte, zato da Acronx ne podira stvari nastavljenih v trgovini. Pri produktih se nam prenesejo podatki kot so SKU, zaloga, teža, cena, VAT, dimenzije in EAN koda. Seveda se kasneje prenesejo tudi vsi naknadno dodani izdelki. Pri strankah pa se nam prenesejo podatki kot so ime in priimek, hišni naslov, poštna številka, država, podjetje, telefonska številka in e-mail naslov.

Ko je integracija enkrat izvedena, imamo sistem pripravljen na prenos naročil. V Acronx se nam sedaj začnejo prenašati naročila izdelana na spletni trgovini. Prenos je avtomatski in vso nadaljnjo obdelovanje naročil je sedaj možno izvesti v CRM sistemu.

Woocommerce naročila se v Acronx prenesejo pod modul naročila/predračuni. Tam so posebej označeni, in takoj je možno razvideti od kod prihajajo. Za obdelavo naročila ga administrator trgovine pregleda, določi težo in preko tega razbere koliko kurirskih nalepk je potrebno pripraviti. Ko je to delo opravljeno se naročilo lahko pošlje v odpremo, ki je poseben modul znotraj Acronx CRM poslovnega sistema. Pri tem dejanju se izdela nov vnos v modulu odprema, naročilu pa se spremeni status na v odpremi. Eden od razlogov za razvoj modula odprema je tudi začasna rezervacija zaloge, dokler paketi niso dokončno dostavljeni. Naslednja menjava statusa se izvede, ko kurir prevzame paket. Status se sedaj spremeni na odpremljeno in nazadnje v dostavljeno, ko je paket dokončno dostavljen na ciljni naslov. Vsi statusi, ki jih ima naročilo na sebi v postopku obdelave se z minimalnim časovnim zamikom prestavljajo tudi v Woocommerce.

Stranke spletne trgovine imajo več različnih načinov za plačevanje svojih naročil, pa tudi sama izvedba plačila se pri različnih načinih lahko izvede v drugih delih obdelovalnega procesa. Vsem tem plačilom pa je skupno, da mora lastnik trgovine po njihovi izvedbi stranki izdati račun. V primeru kartičnega oziroma gotovinskega plačila mora biti ta celo davčno potrjen. Tudi tu je Acronx v veliko pomoč. Naročila, ki so prenesena iz woocommerce-a se lahko sedaj prenesejo naprej v modul računi, kjer se zberejo vsi podatki, ki so potrebni za izdelavo dokumenta. Lastnik trgovine mora sedaj le potrditi račun, generirati dokument in ga neposredno iz sistema poslati stranki na njen e-mail naslov.
S temi tremi funkcionalnostmi Acronx CRM poslovni sistem woocommerce strankam omogoči poslovanje na efektiven in ekonomičen način, ki ga pred njim niso imele. Spoznajte nas tudi vi, in nas priporočite prijateljem, ko boste ugotovili, kako zelo smo pripomogli poslovanju vašega podjetja.